Convention Cos

Article 1 – Objet de la convention

La présente convention a pour objet de définir les conditions d’utilisation de la subvention de fonctionnement attribuée au COS d’Eybens, conformément à la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, et au décret d’application de l’article 10 de cette loi, n° 2001-495 du 6 juin 2001.
Le COS d’Eybens a pour objet de proposer et gérer des activités socioculturelles et sportives et des prestations individuelles aux adhérents employés au CCAS, à la ville d’Eybens et au SICE.
Pour ce faire, le CCAS, le SICE et la ville d’Eybens mettent à disposition de l’association des locaux et des moyens matériels, définis ci-après.

1. Obligations de la collectivité

Article 2 – Subvention

La subvention attribuée au COS (après acceptation de la demande de subvention par la ville) peut être calculée à partir de la masse salariale de la Ville, du CCAS et du SICE (traitement de base des agents titulaires et non titulaires).
La base de calcul de la subvention est de 1,022 % de cette masse salariale (au vu du compte administratif de l’année n-1). Ce taux pourra toutefois être modifié par un avenant à la convention, après accord des parties.
Par ailleurs, sur présentation d’actions ou projets exceptionnels en direction des agents, la ville, après validation, pourra accorder une subvention complémentaire.

Article 3 – Mise à disposition de moyens en personnel

Un volume global de 840 h par an est attribué au COS, correspondant à 70 heures par mois. La répartition de ces heures est libre, et sera communiquée chaque année (après l’élection du bureau du COS, et au plus tard en février) par courrier du président du COS au Maire d’Eybens.
Sont comprises dans ce volume de 840 h, les heures de mise à disposition d’agents de la ville au COS.
Il n’y a pas de limitation maximum dans le nombre de personnes concernées par l’attribution d’heures, cependant le volume global d’heures sera réparti entre trois personnes au minimum. En outre, le cumul de divers mandats par une même personne sera évité dans la mesure du possible.
Des fiches d’autorisation d’absence sont remplies préalablement à chaque absence d’un agent mis à disposition du COS (dans un délai d’une semaine avant l’absence). Elles permettent de gérer de manière transparente le volume des absences affectées au COS. Ces fiches sont signées par l’agent, son responsable hiérarchique, puis par le président du COS, avant d’être transmises au service des ressources humaines de la ville d’Eybens (pour les absences du président du COS, c’est le directeur général des services de la ville d’Eybens qui signe in fine la fiche navette avant transmission au service des ressources humaines),
Dans tous les cas, l’autorisation d’absence est accordée par le responsable hiérarchique en fonction des nécessités de service. En cas de litige, l’arbitrage est assuré par le directeur général des services.
Si le COS n’utilise pas toutes les heures mises à sa disposition sur une année, le coût de ces heures pourra être reversé en complément de subvention sur l’année suivante, au vu des projets présentés.

Article 4 – Mise à disposition de locaux et de matériel

En complément de la subvention accordée au COS d’Eybens, la ville d’Eybens met à disposition du COS :
- un local aménagé, équipé de prises électriques, du téléphone et du chauffage ,
- un ordinateur et une imprimante, une connexion à internet.

La ville prend à sa charge les frais de fonctionnement de l’association, à savoir :
- fluides,
- entretien des locaux,
- communications téléphoniques (dans la limite de 10 € par mois).

En outre, la ville permet à l’association l’utilisation ponctuelle de salles de réunion, de la salle des fêtes, et le recours au service reprographie de la ville (impression du journal de l’association), en utilisant les procédures et conditions habituelles de réservation des associations eybinoises,
La ville se réserve un droit d’accès permanent aux installations et locaux. Elle assure les obligations qui sont liées à son statut de propriétaire des locaux. Elle prend en charge les assurances incendie, dégât des eaux et responsabilité civile inhérentes au bâtiment qui lui appartient, les dépenses d’eau et d’électricité, le gros entretien du bâtiment et les opérations de réparation liées à l’usure normale des biens.

2. Obligations de l’association

Article 5 – Conditions d’utilisation de la subvention

Une partie du montant de la subvention au COS devra être affectée à des actions de solidarité en direction des agents adhérents.

Article 6 – Responsabilités de l’association

L’association s’engage à prendre soin des locaux et du matériel mis à sa disposition par la commune. Elle signale sans délai et par écrit à la ville toute défectuosité qui pourrait nécessiter des réparations au titre du propriétaire.
Elle s’engage à utiliser les locaux dans l’état où ils se trouvent, et ne pourra modifier les lieux sans le consentement écrit de la ville.
Toute détérioration des locaux ou du matériel provenant d’une négligence grave de la part de l’association ou d’un défaut d’entretien, fera l’objet d’une remise en état aux frais de l’association.
Le matériel mis à la disposition de l’association par la commune fera l’objet d’un inventaire signé par les deux parties et annexé à la présente convention.

Le COS s’engage dans le cadre de ses activités, à être en conformité avec la législation en vigueur. Il vérifie ainsi qu’il a correctement rédigé ses statuts (article 5 de la loi du 1er juillet 1901), et que ses activités s’inscrivent dans un cadre réglementaire.

En outre, le COS s’engage à gérer avec toute la rigueur nécessaire les financements publics qui lui sont attribués.

L’association COS est seule responsable financièrement de ses actes en ce qui concerne la gestion de ses activités. Elle met en place et tient régulièrement une comptabilité de dépenses et recettes suivant les dispositions générales du plan comptable.

Article 7 – Présentation des documents financiers

Chaque année, lors de l’assemblée générale des adhérents du COS, l’association transmettra un compte d’exploitation certifié, et un bilan d’activité moral et financier à la commune.

Le COS suivra la procédure de demande de subvention des associations à la ville. Il fournira dans cette optique avec sa demande de subvention, ses projets envisagés pour l’année et son budget prévisionnel.

Le compte rendu financier du COS devra attester de l’adéquation entre les dépenses effectuées et l’objet de la subvention.

La décision d’attribution de la subvention prendra en compte l’examen du compte d’exploitation et du bilan de l’année précédente.

Article 8 – Assurances

Le COS souscrit une assurance couvrant les responsabilités d’incendie, vol, bris de glace, dégât des eaux, etc., et recours des voisins, responsabilité civile vis-à-vis de toute personne et activité, permanente ou occasionnelle, se déroulant dans l’équipement ou à l’extérieur à son initiative.

Clauses générales

Article 9 – Durée de la convention et résiliation

La convention est conclue du XXX au 31 décembre 2003.
Elle pourra être reconduite annuellement par tacite reconduction, sauf dénonciation expresse par l’une ou l’autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception avec un préavis de six mois avant la date d’échéance annuelle (1er janvier).

Elle pourra toutefois être résiliée de plein droit, sans indemnité ni préavis par la commune :
- en cas de non respect par le COS d’une des clauses de la convention,
- en cas de carence ou de manquement grave de l’association à l’une de ses obligations,
- en cas de conflit entre la collectivité et l’association COS,
- en cas de dissolution de l’association.

Article 10 – Modification de la convention

La présente convention pourra faire l’objet d’une modification si nécessaire, par avenant, après avis du Directeur Général des Services et des élus de la ville d’Eybens, du CCAS et du SICE et du conseil d’administration du COS.